Info Lowongan KerjaTersedia 8000 Info Lowongan, Masa Depan Ada di Tangan Anda

Jumat, 17 Desember 2010

Sifat Pekerjaan

Sifat Pekerjaan – Ketergantungan pada teknologi terus berkembang di kantor. otomatisasi kantor dan restrukturisasi organisasi telah dipimpin sekretaris dan asisten administratif untuk semakin memikul tanggung jawab sekali disediakan untuk staf manajerial dan profesional. Meskipun perubahan ini, Namun, tanggung jawab utama untuk sekretaris dan asisten administrasi banyak tetap sama: melakukan dan mengkoordinasikan kegiatan administrasi kantor dan menyimpan, mengambil, dan mengintegrasikan informasi untuk diseminasi kepada staf dan klien demi menunjang karir

Sekretaris dan asisten administrasi melakukan berbagai tugas administratif dan administrasi yang diperlukan untuk menjalankan organisasi secara efisien. Mereka melayani sebagai manajer informasi dan komunikasi untuk suatu kantor; rapat rencana dan jadwal dan janji, mengatur dan memelihara berkas kertas dan elektronik, mengelola proyek, melakukan riset, dan menyebarkan informasi dengan menggunakan telepon, layanan mail, situs Web, dan e-mail . Mereka juga dapat menangani pengaturan perjalanan dan tamu.

Sekretaris dan asisten administrasi menggunakan berbagai peralatan kantor, seperti mesin faks, mesin fotokopi, scanner, dan konferensi video dan sistem telepon. Selain itu, sekretaris dan asisten administratif sering menggunakan komputer untuk melakukan tugas-tugas yang sebelumnya ditangani oleh para manajer dan profesional, mereka membuat spreadsheet, menulis surat-menyurat, mengelola database, dan membuat presentasi, laporan, dan dokumen menggunakan perangkat lunak desktop publishing dan grafis digital. Mereka juga dapat bernegosiasi dengan vendor, menjaga dan memeriksa peralatan yang disewakan, persediaan pembelian, mengelola bidang-bidang seperti stockrooms atau perpustakaan perusahaan, dan mengambil data dari berbagai sumber. Pada saat yang sama, manajer dan profesional memiliki banyak tugas secara tradisional diasumsikan ditugaskan untuk sekretaris dan asisten administratif, seperti keyboard dan menjawab telepon. Karena sekretaris dan asisten administrasi melakukan dikte kurang dan pengolah kata, mereka sekarang punya waktu untuk mendukung lebih banyak anggota staf eksekutif. Dalam sejumlah organisasi, sekretaris dan asisten administrasi bekerja dalam tim untuk bekerja secara fleksibel dan berbagi keahlian mereka.
Banyak sekretaris dan asisten administrasi memberikan pelatihan dan orientasi bagi staf baru, melakukan penelitian di Internet, dan mengoperasikan dan memecahkan masalah teknologi kantor baru.

tugas pekerjaan spesifik bervariasi dengan pengalaman dan judul. Eksekutif sekretaris dan asisten administrasi memberikan dukungan administrasi tingkat tinggi untuk sebuah kantor dan eksekutif puncak dari sebuah organisasi. Umumnya, mereka melakukan tugas-tugas administrasi lebih sedikit dibandingkan sekretaris dan manajemen informasi lebih lanjut. Selain mengatur panggilan konferensi dan mengawasi staf administrasi lainnya, mereka dapat menangani tanggung jawab yang lebih kompleks seperti meninjau memo masuk, pengajuan, dan laporan untuk menentukan signifikansi mereka dan untuk merencanakan untuk distribusi mereka. Mereka juga mempersiapkan agenda dan membuat perjanjian untuk pertemuan komite dan dewan eksekutif. Mereka juga dapat melakukan penelitian dan menyusun laporan statistik.

Beberapa sekretaris dan asisten administrasi, seperti sekretaris hukum dan medis, melakukan yang sangat khusus pekerjaan yang membutuhkan pengetahuan tentang istilah teknis dan prosedur. Sebagai contoh, sekretaris hukum menyiapkan surat-menyurat dan dokumen hukum seperti surat panggilan, keluhan, gerakan, tanggapan, dan panggilan pengadilan di bawah pengawasan seorang pengacara atau paralegal. Mereka juga dapat meninjau jurnal hukum dan membantu dengan hukum penelitian-misalnya, dengan memverifikasi kutipan dan kutipan dalam makalah hukum. Selain itu, sekretaris hukum sering mengajar pengacara baru dicetak bagaimana menyiapkan dokumen untuk diserahkan kepada pengadilan. sekretaris Medis menuliskan dikte, korespondensi mempersiapkan, dan membantu dokter atau ilmuwan medis dengan laporan, pidato, artikel, dan prosiding konferensi. Mereka juga mencatat sejarah medis sederhana, mengatur agar pasien dirawat di rumah sakit, dan memesan persediaan. Sebagian besar sekretaris medis perlu akrab dengan aturan asuransi, praktek penagihan, dan prosedur rumah sakit atau laboratorium. Lain teknis sekretaris yang membantu insinyur atau ilmuwan dapat mempersiapkan korespondensi, memelihara perpustakaan teknis organisasi mereka, dan mengumpulkan dan mengedit bahan-bahan untuk karya ilmiah.
Sekretaris bekerja di sekolah dasar dan sekolah tinggi melakukan fungsi-fungsi administrasi penting bagi sekolah. Mereka bertanggung jawab untuk menangani sebagian besar komunikasi antara orang tua, masyarakat, dan guru dan administrator yang bekerja di sekolah. Dengan demikian, mereka diwajibkan untuk mengetahui rincian tentang siswa mendaftar, imunisasi, dan jadwal bus, misalnya. Mereka janji jadwal, melacak catatan akademik mahasiswa, dan membuat tugas ruang untuk kelas. Mereka yang bekerja secara langsung untuk pertanyaan layar kepala sekolah dari orang tua dan menangani hal-hal tidak membutuhkan perhatian kepala sekolah. Mereka juga dapat menetapkan kalender utama untuk membantu mengatur nya atau prioritas untuk hari itu.

Beberapa sekretaris dan asisten administratif, juga dikenal sebagai asisten virtual, adalah pekerja lepas yang bekerja di sebuah kantor rumah. Mereka menggunakan Internet, e-mail, faks, dan telepon untuk berkomunikasi dengan klien. tugas lainnya termasuk transkripsi medis atau hukum, menulis dan mengedit laporan dan korespondensi bisnis, menjawab e-mail, entri data, pengaturan janji, membuat pengaturan perjalanan, pembukuan, dan desktop publishing.
Lingkungan kerja. Sekretaris dan asisten administrasi biasanya bekerja di sekolah-sekolah, rumah sakit, pengaturan perusahaan, instansi pemerintah, atau kantor-kantor hukum dan medis. asisten virtual bekerja dari rumah kantor. pekerjaan mereka sering melibatkan duduk untuk waktu yang lama. Jika mereka menghabiskan banyak waktu keyboard, khususnya pada monitor komputer, mereka mungkin menghadapi masalah kelelahan mata, stres, dan penyakit gerakan berulang seperti carpal tunnel syndrome.

Tidak ada komentar:

Posting Komentar